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\title{Compte-rendu de réunion du CA}
\author{Illyse}
\date{23 mars 2014}

\begin{document}

\maketitle

\tableofcontents

\section{Ordre du jour}

\begin{itemize}
\item Choix du bureau
\item Modifications du bulletin d'adhésion
\item Modification des listes de diffusion
\item Relance des adhérents en retard de cotisation
\item Tarif des abonnements
\item Formalités administratives
\item Questions diverses
\end{itemize}

\section{Modifications du bulletin d'adhésion}

Propositions de modifications :

\begin{enumerate}
\item adresse postale : changer pour mettre celle de Rémi Bouhl
\item demander le moyen de paiement
\item cases à cocher pour l'abonnement aux listes de diffusion (tech, discussions, news)
\item suppression de la demande de photocopie de carte d'identité
\item suppression de la lettre du représentant légal pour les personnes mineures
\item suppression de la question sur l'accès Internet
\item champs obligatoires : uniquement nom, prénom, et adresse mail
\item modification du champ \og{}civilité\fg{}
\end{enumerate}

Le point 4 n'est pas nécessaire pour l'adhésion.  En revanche, il faut se
renseigner : est-ce nécessaire pour les abonnements ?  Ce point sera traité
lors de l'Assemblée Générale de FDN le week-end prochain, il faut voir ce qui
en ressort.

Le point 5 n'est pas nécessaire non plus, on considère généralement qu'un
accord tacite des représentants légaux suffit.

Pour le point 6, l'idée était de faire de la prospection : combien de personnes
sont intéressées par un abonnement Internet via Illyse, et à quel prix.  Ces
données ont notamment servies pour le budget prévisionnel.  Étant donné que nous
sommes sur le point de proposer des abonnements, il n'est plus nécessaire de
collecter ces données.

Le point 7 part du principe qu'on ne demande que les informations strictement
nécessaires : notamment, on ne se sert pas de l'adresse postale pour contacter
les adhérents.
Pour les abonnements, on demandera par contre l'adresse postale.

Concernant la civilité, un compromis a été trouvé : la civilité n'est désormais
plus une case à cocher, mais un champ texte libre, facultatif.

Autres remarques sur la version présentée par Rémi Bouhl :
\begin{itemize}
\item texte plus petit et moins gras, police uniforme (repartir du bulletin précédent)
\item on reste sur une page
\item champs obligatoires à signaler avec une étoile (jaune non lisible en noir et blanc)
\item réorganiser les champs pour personne morale et personne physique pour
qu'il soit plus clair de savoir quel champ se rapporte à quoi (par exemple, adresse postale)
\end{itemize}


\section{Tarif des abonnements}

\subsection{ADSL}

Nous sommes toujours en attente de la grille tarifaire de Lasotel.
On reste toujours dans l'idée d'un abonnement entre 30 et 35 \euro{}, à aviser.

\subsection{VPN}

Le coût principal, dans le cas du VPN, est le transit. Une idée de tarifs :
\begin{itemize}
\item FDN : 8 \euro{} par mois
\item VPN \og{}commerciaux\fg{} pour grand public : entre 2 et 8 \euro{} par mois (sans IPv4 publique)
\end{itemize}

Après discussion des coûts du transit et de la consommation des abonnés
VPN, il a été décidé de mettre l'abonnement VPN à 8 \euro{} par mois par
sécurité. Nous nous réservons la possibilité de diminuer ce tarif par la
suite.


\section{Relance des cotisations}

Contexte : Illyse compte environ 50 adhérents, mais seuls 18 ont payé leur cotisation
en 2013.  Cela fait un trou dans la trésorerie, surtout que nous n'avons pas encore
d'abonnés : les seules ressources sont les adhésions et les dons.

Au 23 mars 2014, 29 adhérents sont à jour de cotisation. Cela peut s'expliquer
par les nouvelles adhésions début 2014 et les renouvellements de cotisation avant
l'AG.

En pratique, nous avons conservé tous les adhérents depuis la création de
l'association.  Beaucoup ont adhéré au début de l'association pour soutenir,
mais ne sont pas impliqués dans l'association.
En l'absence de relance, certains adhérents ont jusqu'à deux ans de retard de cotisation.

\subsection{Action immédiate}

Nous avons décidé de relancer tous les adhérents enregistrés dans Dolibarr qui
sont en retard de cotisation.  En l'absence de réponse d'ici un mois, les adhérents
concernés seront considérés comme non-adhérent.

Protocole détaillé :

\begin{enumerate}
\item Relance immédiate
\item Attendre deux semaines
\item Deuxième relance, en précisant qu'il y a un risque de radiation
\item Attendre deux semaines
\item Supprimer les adhérents qui n'ont pas réglé leur cotisation
\end{enumerate}

\subsection{Action sur le long terme}

Il faut systématiser les relances.  En attendant que les adhésions soient gérées
par le SI, ça se fait avec Dolibarr.  Protocole de relance :

\begin{enumerate}
\item relancer les adhérents un mois avant la date anniversaire d'adhésion
\item relancer à la date anniversaire
\item relancer 15 jours après la date anniversaire
\item 15 jours après la dernière relance, marquer la personne comme inactive (non adhérente)
\item juste avant l'AG, faire le ménage pour supprimer les non-adhérents qui le
sont depuis un an ou plus
\end{enumerate}

Rémi s'occupe d'écrire un script qui fait ça automatiquement.


\section{Choix du bureau}

Pour rappel, le Conseil d'Administration élu lors de l'Assemblée Générale du
21 mars 2014 est constitué de :

\begin{itemize}
\item Rémi Bouhl
\item Sébastien Dufromentel
\item Mathieu Goutelle
\item Baptiste Jonglez
\item Fabien Michel
\item Jean-François Mourgues
\item Oriane Piquer-Louis
\item Pierre-Arnaud Poudret
\end{itemize}

Les postes suivant ont été attribués :

\begin{description}
\item[Président] Jean-François Mourgues
\item[Vice-président] Pierre-Arnaud Poudret
\item[Secrétaire] Rémi Bouhl
\item[Secrétaire adjoint] Sébastien Dufromentel
\item[Trésorier] Fabien Michel
\item[Trésorier adjoint] Baptiste Jonglez
\end{description}

Les formulaires CERFA correspondants ont été remplis et seront envoyé d'ici peu.


\section{Points divers}

\subsection{Listes de diffusion}

La nouvelle organisation des listes, telle que décidée en Assemblée Générale,
est la suivante :

\begin{itemize}
\item ag@ contenant l'ensemble des adhérents, modération des messages envoyés,
désinscription impossible
\item discussions@ ouverte à tout le monde en lecture et écriture (cette liste
est actuellement la liste membres@)
\item news@ ouverte en lecture à tout le monde, modération des messages envoyés
\item tech@ ouverte à tout le monde en lecture et écriture
\end{itemize}

\subsection{Compte-rendu des réunions CA}

Il a été décidé que les compte-rendus sont publics :

\begin{enumerate}
\item soumission à la liste ca@ pour approbation
\item stockage sur Redmine
\item un lien est envoyé à tous les adhérents (liste ag@)
\end{enumerate}

\subsection{Décompte des adhérents}

Les divers scripts qui comptent les adhérents (qui alimentent notamment les bases
de données de la Fédératon FDN) ont été mis à jour : désormais, seuls les adhérents
à jour de cotisation sont comptés.

\subsection{Joignabilité des adhérents et abonnés}

Il est souhaitable de pouvoir joindre les adhérents, notamment pour les
convocations aux Assemblées Générales et les relances de cotisation.

En revanche, pour les abonnements, pouvoir joindre la personne ayant souscrit
est indispensable : contraintes légales, consommation excessive, problèmes de
paiement, etc.

Il faudra bien préciser sur le bulletin de souscription que l'adresse mail doit
être maintenue à jour, et demander aussi l'adresse postale.

\end{document}
