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Compte rendu de la réunion CA du 23 mars 2014 » cr-ca-illyse-20140323.tex

Sources LaTeX - Baptiste Jonglez, 03/27/2014 08:28 PM

 
1
\documentclass[a4paper]{article}
2
\usepackage{amsmath}
3
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4
\usepackage{amssymb}
5
\usepackage[utf8]{inputenc}
6
\usepackage[frenchb]{babel}
7
\usepackage[T1]{fontenc}
8
\usepackage{lmodern}
9
\usepackage{eurosym}
10
\usepackage{hyperref}
11

    
12
\title{Compte-rendu de réunion du CA}
13
\author{Illyse}
14
\date{23 mars 2014}
15

    
16
\begin{document}
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\maketitle
19

    
20
\tableofcontents
21

    
22
\section{Ordre du jour}
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24
\begin{itemize}
25
\item Choix du bureau
26
\item Modifications du bulletin d'adhésion
27
\item Modification des listes de diffusion
28
\item Relance des adhérents en retard de cotisation
29
\item Tarif des abonnements
30
\item Formalités administratives
31
\item Questions diverses
32
\end{itemize}
33

    
34
\section{Modifications du bulletin d'adhésion}
35

    
36
Propositions de modifications :
37

    
38
\begin{enumerate}
39
\item adresse postale : changer pour mettre celle de Rémi Bouhl
40
\item demander le moyen de paiement
41
\item cases à cocher pour l'abonnement aux listes de diffusion (tech, discussions, news)
42
\item suppression de la demande de photocopie de carte d'identité
43
\item suppression de la lettre du représentant légal pour les personnes mineures
44
\item suppression de la question sur l'accès Internet
45
\item champs obligatoires : uniquement nom, prénom, et adresse mail
46
\item modification du champ \og{}civilité\fg{}
47
\end{enumerate}
48

    
49
Le point 4 n'est pas nécessaire pour l'adhésion.  En revanche, il faut se
50
renseigner : est-ce nécessaire pour les abonnements ?  Ce point sera traité
51
lors de l'Assemblée Générale de FDN le week-end prochain, il faut voir ce qui
52
en ressort.
53

    
54
Le point 5 n'est pas nécessaire non plus, on considère généralement qu'un
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accord tacite des représentants légaux suffit.
56

    
57
Pour le point 6, l'idée était de faire de la prospection : combien de personnes
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sont intéressées par un abonnement Internet via Illyse, et à quel prix.  Ces
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données ont notamment servies pour le budget prévisionnel.  Étant donné que nous
60
sommes sur le point de proposer des abonnements, il n'est plus nécessaire de
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collecter ces données.
62

    
63
Le point 7 part du principe qu'on ne demande que les informations strictement
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nécessaires : notamment, on ne se sert pas de l'adresse postale pour contacter
65
les adhérents.
66
Pour les abonnements, on demandera par contre l'adresse postale.
67

    
68
Concernant la civilité, un compromis a été trouvé : la civilité n'est désormais
69
plus une case à cocher, mais un champ texte libre, facultatif.
70

    
71
Autres remarques sur la version présentée par Rémi Bouhl :
72
\begin{itemize}
73
\item texte plus petit et moins gras, police uniforme (repartir du bulletin précédent)
74
\item on reste sur une page
75
\item champs obligatoires à signaler avec une étoile (jaune non lisible en noir et blanc)
76
\item réorganiser les champs pour personne morale et personne physique pour
77
qu'il soit plus clair de savoir quel champ se rapporte à quoi (par exemple, adresse postale)
78
\end{itemize}
79

    
80

    
81
\section{Tarif des abonnements}
82

    
83
\subsection{ADSL}
84

    
85
Nous sommes toujours en attente de la grille tarifaire de Lasotel.
86
On reste toujours dans l'idée d'un abonnement entre 30 et 35 \euro{}, à aviser.
87

    
88
\subsection{VPN}
89

    
90
Le coût principal, dans le cas du VPN, est le transit. Une idée de tarifs :
91
\begin{itemize}
92
\item FDN : 8 \euro{} par mois
93
\item VPN \og{}commerciaux\fg{} pour grand public : entre 2 et 8 \euro{} par mois (sans IPv4 publique)
94
\end{itemize}
95

    
96
Après discussion des coûts du transit et de la consommation des abonnés
97
VPN, il a été décidé de mettre l'abonnement VPN à 8 \euro{} par mois par
98
sécurité. Nous nous réservons la possibilité de diminuer ce tarif par la
99
suite.
100

    
101

    
102
\section{Relance des cotisations}
103

    
104
Contexte : Illyse compte environ 50 adhérents, mais seuls 18 ont payé leur cotisation
105
en 2013.  Cela fait un trou dans la trésorerie, surtout que nous n'avons pas encore
106
d'abonnés : les seules ressources sont les adhésions et les dons.
107

    
108
Au 23 mars 2014, 29 adhérents sont à jour de cotisation. Cela peut s'expliquer
109
par les nouvelles adhésions début 2014 et les renouvellements de cotisation avant
110
l'AG.
111

    
112
En pratique, nous avons conservé tous les adhérents depuis la création de
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l'association.  Beaucoup ont adhéré au début de l'association pour soutenir,
114
mais ne sont pas impliqués dans l'association.
115
En l'absence de relance, certains adhérents ont jusqu'à deux ans de retard de cotisation.
116

    
117
\subsection{Action immédiate}
118

    
119
Nous avons décidé de relancer tous les adhérents enregistrés dans Dolibarr qui
120
sont en retard de cotisation.  En l'absence de réponse d'ici un mois, les adhérents
121
concernés seront considérés comme non-adhérent.
122

    
123
Protocole détaillé :
124

    
125
\begin{enumerate}
126
\item Relance immédiate
127
\item Attendre deux semaines
128
\item Deuxième relance, en précisant qu'il y a un risque de radiation
129
\item Attendre deux semaines
130
\item Supprimer les adhérents qui n'ont pas réglé leur cotisation
131
\end{enumerate}
132

    
133
\subsection{Action sur le long terme}
134

    
135
Il faut systématiser les relances.  En attendant que les adhésions soient gérées
136
par le SI, ça se fait avec Dolibarr.  Protocole de relance :
137

    
138
\begin{enumerate}
139
\item relancer les adhérents un mois avant la date anniversaire d'adhésion
140
\item relancer à la date anniversaire
141
\item relancer 15 jours après la date anniversaire
142
\item 15 jours après la dernière relance, marquer la personne comme inactive (non adhérente)
143
\item juste avant l'AG, faire le ménage pour supprimer les non-adhérents qui le
144
sont depuis un an ou plus
145
\end{enumerate}
146

    
147
Rémi s'occupe d'écrire un script qui fait ça automatiquement.
148

    
149

    
150
\section{Choix du bureau}
151

    
152
Pour rappel, le Conseil d'Administration élu lors de l'Assemblée Générale du
153
21 mars 2014 est constitué de :
154

    
155
\begin{itemize}
156
\item Rémi Bouhl
157
\item Sébastien Dufromentel
158
\item Mathieu Goutelle
159
\item Baptiste Jonglez
160
\item Fabien Michel
161
\item Jean-François Mourgues
162
\item Oriane Piquer-Louis
163
\item Pierre-Arnaud Poudret
164
\end{itemize}
165

    
166
Les postes suivant ont été attribués :
167

    
168
\begin{description}
169
\item[Président] Jean-François Mourgues
170
\item[Vice-président] Pierre-Arnaud Poudret
171
\item[Secrétaire] Rémi Bouhl
172
\item[Secrétaire adjoint] Sébastien Dufromentel
173
\item[Trésorier] Fabien Michel
174
\item[Trésorier adjoint] Baptiste Jonglez
175
\end{description}
176

    
177
Les formulaires CERFA correspondants ont été remplis et seront envoyé d'ici peu.
178

    
179

    
180
\section{Points divers}
181

    
182
\subsection{Listes de diffusion}
183

    
184
La nouvelle organisation des listes, telle que décidée en Assemblée Générale,
185
est la suivante :
186

    
187
\begin{itemize}
188
\item ag@ contenant l'ensemble des adhérents, modération des messages envoyés,
189
désinscription impossible
190
\item discussions@ ouverte à tout le monde en lecture et écriture (cette liste
191
est actuellement la liste membres@)
192
\item news@ ouverte en lecture à tout le monde, modération des messages envoyés
193
\item tech@ ouverte à tout le monde en lecture et écriture
194
\end{itemize}
195

    
196
\subsection{Compte-rendu des réunions CA}
197

    
198
Il a été décidé que les compte-rendus sont publics :
199

    
200
\begin{enumerate}
201
\item soumission à la liste ca@ pour approbation
202
\item stockage sur Redmine
203
\item un lien est envoyé à tous les adhérents (liste ag@)
204
\end{enumerate}
205

    
206
\subsection{Décompte des adhérents}
207

    
208
Les divers scripts qui comptent les adhérents (qui alimentent notamment les bases
209
de données de la Fédératon FDN) ont été mis à jour : désormais, seuls les adhérents
210
à jour de cotisation sont comptés.
211

    
212
\subsection{Joignabilité des adhérents et abonnés}
213

    
214
Il est souhaitable de pouvoir joindre les adhérents, notamment pour les
215
convocations aux Assemblées Générales et les relances de cotisation.
216

    
217
En revanche, pour les abonnements, pouvoir joindre la personne ayant souscrit
218
est indispensable : contraintes légales, consommation excessive, problèmes de
219
paiement, etc.
220

    
221
Il faudra bien préciser sur le bulletin de souscription que l'adresse mail doit
222
être maintenue à jour, et demander aussi l'adresse postale.
223

    
224
\end{document}
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